随着社会的发展，人们不再依靠纸张来发布和确认消息，法律也逐渐开始接受电子邮件和即时消息形式的证据，这就牵涉到了一个问题：你发出的商业邮件什么时候会被当做公司决定的记录，成为可以呈堂上供的证据？根据法律专家的建议，在你发出邮件时，你应该明白这封电子邮件的效力是可以和纸质的书信划上等号的。
近日，在加拿大，就有一家清洁公司以“我们只招白人”为由在往来邮件和短信中拒绝并羞辱一名非洲裔移民，最后被法庭判罚近万元的赔偿金。人们往往会在邮件中使用非正式的格式或是语句，然而，许多人不知道的是，他们每天发送和收到的电子邮件往往都有着足够的信息从而构成商业往来的记录。
每个公司都必须遵守法律、法规，认真对待任何包涵重要信息、可以成为自己或是对方诉讼证据的邮件。根据ISO标准要求15489-1，记录的定义是“在法律义务或业务的交易中，创建、接收和保持作为一个组织或个人的证据和资料的信息。”也就是说，虽然“记录”是一个看起来很广义的词，但它是可以当做证据的信息。
即使没有个人签名，许多类型的记录，如手册、报告、照片和地图，都可以成为证据，电子邮件也不例外。BC省法庭曾经作出判决，将涉及价格的短信对话和邮件当做合同的一部分。根据经理及行政人员协会(Association of Records Managers and Administrators)的文件以及安大略证据法，业务记录包括各种商业、职业、电话、业务和活动，无论是否以盈利为目的。所以从根本上来说，电子邮件和其他类型的文件都被广泛的认为拥有一定的价值，是一个组织的业务记录的一部分。
如果把一个电子邮件发送给多个收件人，并不是同一消息的不同副本都会成为记录，是否能当做证据取决于该信息是否与行动相关。如果因为邮件内的某个决定而行动，或是这条信息是行动依据的一部分，那么这个邮件副本就是一个证据，无论发送方是否决定保留该邮件的正本。如果邮件的内容是在官方记录中已经存在的，那么它并不是一个证据。如果对方只是收到一个邮件，没有采取任何涉及到它的行动，那么他收到的这份邮件不能当做证据。
对于公司来说，能成为证据的邮件包涵以下内容：经营决策；商业规划；政策制定；财富决策、报告、分析；顾客服务；人力资源活动；对法律法规的执行；其他法律要求，如正在进行的诉讼或是监管部已经立案调查，要求公司进行“法律保留”(Legal hold)的相关邮件。当然，在许多情况下，草稿并不算是证据，但是最终草稿可能会有一些法律效力。
要当做证据使用的电子邮件须包涵以下内容：发送者和接受者、日期、发送时间以及发送或是接收的传输数据。如果邮件发送时使用了系统代码，或是收件人的名字是别名，那么在充当证据的时候，需要解释对方真实姓名是如何与代码关联起来的信息。如果你正与某组织中的某个人通过邮件进行联系，譬如和一个专营公司或是某个研究院的职员联系，但是邮件都是发送到公司名下的地址，而不是个人邮箱，那么你的邮件内必须有一个具体连络人——只要在邮件正文内写上对方的全名即可。
电子邮件应该有纸质书信一样的格式和形式。你不会从纸质的书信中撕掉发件人、收件人、日期和邮局的时间戳，同样也不应该在电子邮件中这么做。可识别的发件人和收件人、邮件的发送日期和发出时间、在邮箱中的发出信件备份，以及接收的时间都是完整的电子邮件记录的基本要素。要注意的是，附件作为邮件的一部分，也是可以成为证据的。有时候，邮件往来的其中一方可能会误会邮件里讨论的内容，做出一些错误的决定，并要求另一方为他说过的话负责。
因为行业组织或是法律的要求，某些职业的从业人员需要对自己的建议负责，对于这样的公司或是个人来说，事先决定邮件是否会被当作证据是很重要的。为了同时确保针对个人问题的邮件内容不被泄露和分享，我们常常可以在律师、会计师、理财顾问的邮件中看到“该信息只供收件人本人使用”以及“发件人不为邮件内容担保，请当面联系发件人”的字样。虽然这样做不能免除所有的问题，但是在邮件结尾处附带免责声明，的确可以解决一些权责归属不清的问题。(来源：加西周末)
